Çin’de 2012’den beri yaşıyor ve farklı ürün gruplarında üretici araştırması, fabrika ziyaretleri ve tedarik süreçleriyle ilgileniyorum. Bu süreçte karşılaştığım sorunların büyük bölümü, kötü niyetli bir üreticiden çok siparişin başında bazı önemli noktaların yeterince netleştirilmemesinden kaynaklanıyor.
Çin’den ürün tedarik ederken iyi bir fiyat bulmak önemli. Ancak doğru üreticiyi seçmek, ürün özelliklerini yazılı hâle getirmek ve üretimi düzenli takip etmek en az fiyat kadar önemlidir. Başlangıçta küçük görünen bir eksiklik, üretim tamamlandığında maliyetli ve çözülmesi zor bir probleme dönüşebilir.
Aşağıdakiler, Çin’den ürün tedarik eden şirketlerde en sık karşılaştığım hatalardır.
1. Yalnızca en düşük fiyata göre üretici seçmek
Aynı ürün için farklı üreticilerden alınan teklifler arasında ciddi fiyat farkları olabilir. En düşük teklif ilk bakışta avantajlı görünür. Ancak bu farkın nedenini anlamadan karar vermek doğru değildir.
Düşük fiyatın arkasında farklı bir ham madde, daha ince bir malzeme, eksik bir üretim aşaması, daha basit bir ambalaj veya farklı bir kalite standardı bulunabilir. Bazen üreticiler aynı üründen bahsediyor gibi görünür ancak aslında birbirinden farklı ürünler için fiyat verirler.
Bu nedenle teklifleri yalnızca toplam fiyat üzerinden değil, aynı teknik özellikler ve aynı ticari koşullar üzerinden karşılaştırmak gerekir. Malzeme, ölçü, ağırlık, ambalaj, teslim süresi ve kalite koşulları net değilse fiyat karşılaştırması da sağlıklı olmaz.
2. Üretici ile ticaret şirketini birbirinden ayırmamak
Çin’de görüştüğünüz şirket her zaman ürünün gerçek üreticisi olmayabilir. Bazı ticaret şirketleri belirli ürün gruplarında iyi bir hizmet verebilir ve farklı fabrikaları yönetebilir. Bu tek başına olumsuz bir durum değildir.
Asıl sorun, şirketin kendisini üretici olarak tanıtması fakat üretimin başka bir yerde yapılmasıdır. Böyle bir durumda üretim kapasitesi, kalite sorumluluğu ve sorun çıktığında kimin müdahale edeceği belirsizleşebilir.
Görüşülen şirketin gerçek rolü baştan anlaşılmalıdır. Ürünü kendi tesisinde mi üretiyor? Bazı parçaları başka fabrikalardan mı alıyor? Üretimin tamamını mı dışarıya yaptırıyor? Sözleşmeyi imzalayan, ödemeyi alan ve üretimi yapan şirketler aynı mı?
Bu soruların açık cevapları olmadan verilen siparişlerde iletişim ve sorumluluk sorunları yaşanabilir.
3. Ürün ihtiyacını yeterince ayrıntılı anlatmamak
Üreticiye yalnızca bir fotoğraf gönderip “Bunun aynısını istiyorum” demek çoğu ürün için yeterli değildir. Fotoğraf ürünün görünüşünü gösterebilir ancak malzemeyi, ölçü toleransını, performans beklentisini, kullanım koşullarını veya ambalaj ayrıntılarını açıklamaz.
Üretici eksik bilgileri kendi standartlarına göre tamamlar. Alıcı ise kendi beklentisinin zaten anlaşıldığını düşünür. Üretim bittiğinde iki tarafın aynı üründen bahsetmediği ortaya çıkabilir.
Sipariş öncesinde mümkün olduğunca açık bir ürün tanımı hazırlanmalıdır. Bu tanımda ürünün malzemesi, ölçüleri, rengi, performans özellikleri, kullanılacağı pazar, gerekli sertifikalar, etiketleme ve ambalaj koşulları yer almalıdır.
Her ayrıntının ilk günden hazır olması mümkün olmayabilir. Ancak açık kalan konular belirlenmeli ve üretime başlamadan önce yazılı olarak kapatılmalıdır.
4. Onaylanan numuneyi üretim standardına dönüştürmemek
İyi bir numunenin onaylanması önemli bir adımdır. Fakat numunenin yalnızca fiziksel olarak beğenilmesi yeterli değildir.
Numunede kullanılan malzeme, renk, ölçü, bileşenler, logo, ambalaj ve performans özellikleri kayıt altına alınmalıdır. Aksi hâlde üretici, seri üretimde bazı ayrıntıları farklı yorumlayabilir veya üretimi kendi standart numunesine göre devam ettirebilir.
Onaylanan numune, üretim boyunca kullanılacak yazılı standardın bir parçası olmalıdır. Mümkünse alıcıda ve üreticide aynı referans numune bulunmalıdır. Yapılan değişiklikler mesajlar arasında kaybolmamalı, güncel teknik özellik belgesine işlenmelidir.
Numune ile seri üretim arasındaki bağlantı ne kadar açık kurulursa son üründe sürpriz yaşama ihtimali o kadar azalır.
5. Sözleşme ve ödeme bilgilerini yeterince kontrol etmemek
Ödeme yapılmadan önce sözleşmede adı geçen şirket, faturayı düzenleyen şirket ve banka hesabının sahibi kontrol edilmelidir.
Bazen görüşmeler bir şirketle yapılırken ödeme farklı bir şirket hesabına istenebilir. Bunun ticari bir açıklaması olabilir ancak şirketler arasındaki ilişki anlaşılmadan para gönderilmemelidir.
Ödeme koşulları da yalnızca peşinat ve kalan ödeme oranından ibaret değildir. Üretimin ne zaman başlayacağı, numune onayı, teslim süresi, kalite kontrolü, ambalaj koşulları ve kalan ödemenin hangi aşamada yapılacağı açıkça belirlenmelidir.
İyi hazırlanmış bir sözleşme bütün riskleri ortadan kaldırmaz. Ancak tarafların sorumluluklarını netleştirir ve sorun çıktığında hangi koşulların esas alınacağını gösterir.
6. Sipariş verildikten sonra üretimi kendi hâline bırakmak
Siparişin verilmesi sürecin sonu değil, üretim aşamasının başlangıcıdır.
Üretim boyunca malzeme hazırlığı, üretim takvimi, numune onayları, ambalaj, miktar ve sevkiyat hazırlığı takip edilmelidir. Sadece üretim tamamlandığında kontrol yapmak bazı sorunları düzeltmek için geç olabilir.
Takip sıklığı ürünün türüne, sipariş büyüklüğüne ve üretim süresine göre değişir. Bazı projelerde fotoğraf ve video güncellemeleri yeterli olabilir. Bazı projelerde ise fabrika ziyareti, ara üretim kontrolü veya sevkiyat öncesi inceleme gerekebilir.
Amaç üreticiye sürekli baskı yapmak değildir. Amaç, açık konuları zamanında görmek ve ürünler yüklenmeden önce çözmektir.
Sonuç
Çin’den ürün tedarik ederken en büyük risk, yalnızca yanlış üreticiyi seçmek değildir. Doğru görünen bir üreticiyle bile gereksinimler, ödeme tarafı, numune standardı ve kontrol aşamaları net yönetilmezse sorun yaşanabilir.
Sağlıklı bir tedarik süreci, doğru üreticiyi bulmakla başlar. Ancak açık teknik özellikler, doğrulanmış şirket bilgileri, düzenli iletişim ve üretim takibiyle tamamlanır.
Çin’de sahada bulunmanın sağladığı en önemli avantaj da budur. Üreticiyle yapılan görüşmelerin, fabrikadaki gerçek durumun ve siparişin ilerleyişinin aynı süreç içinde takip edilebilmesi.
Tüm rehberleri inceleyin →